Planowanie: „dlaczego?” ważniejsze od „jak?” [pobierz]

1 lutego 2017

Czy Ty też nie lubisz tłumaczyć się innym, czemu nie zrobiłeś czegoś na czas? A może tak naprawdę wypadałoby tłumaczyć się przed samym sobą, czemu coś pilnego DLA INNYCH zabiera Ci czas na robienie tego, co jest ważne DLA CIEBIE? Kluczem dobrego działania jest planowanie. Zasada znana powszechnie, jednak wciąż mało praktykowana. Kiedy pomyślimy, ile rzeczy jest do zrobienia (w […]

Czy Ty też nie lubisz tłumaczyć się innym, czemu nie zrobiłeś czegoś na czas? A może tak naprawdę wypadałoby tłumaczyć się przed samym sobą, czemu coś pilnego DLA INNYCH zabiera Ci czas na robienie tego, co jest ważne DLA CIEBIE?

Kluczem dobrego działania jest planowanie. Zasada znana powszechnie, jednak wciąż mało praktykowana. Kiedy pomyślimy, ile rzeczy jest do zrobienia (w pracy i w domu), jest tego z pewnością dużo. Nasza odpowiedzialność podpowiada, że wszystko musi być zrobione, a ambicja narzuca, żeby dopilnować wszystkich szczegółów, które dodatkowo fajnie było by wykonać, żeby to, co robimy było super (temat perfekcjonizmu to zagadnienie na osobny wpis). W efekcie gubimy się w natłoku zadań i stresie związanym z niewyrabianiem się na czas…

To nie jest wpis o wszystkich zasadach organizacji siebie w czasie, bo są od tego specjaliści, kursy i masa dobrych książek, po które warto sięgnąć. Chcemy jednak podpowiedzieć Ci, co warto zrobić na samym początku ogarniania swojego działania, lub zaznaczyć kilka istotnych spraw w tym temacie.

Usiądź więc na chwilę i poukładajmy ten bałagan…

1. ZAPISUJ CELE I ZADANIA

Jedną z – wydawałoby się – banalnych spraw jest… zapisywanie swoich celów (długo i krótko terminowych oraz listy zadań). Z pewnością niejeden raz zawiodłeś się już na swojej pamięci, która może i jest dobra, a zaskakująco krótka;) Jedni wolą planować dziennie, inni twierdzą, że dopiero planowanie tygodniowe daje dobre efekty – cokolwiek wybierzesz, i tak trzeba to zapisać.


Podstawowym narzędziem do tego jest  kalendarz lub planner (pobierz darmowy planner na luty 2017). Może on być w formie książkowej, lub ściennej. Może to być też kartka z rozpiską zadań na dzień/tydzień/miesiąc która zawiśnie nad Twoim biurkiem albo będzie noszona przy sobie.

2. SKUPIAJ SIĘ NA JEDNYM ZADANIU W JEDNYM CZASIE

Wielozadaniowość okazuje się przereklamowana;) Choć kobiety w naturalny sposób potrafią „ogarniać” kilka zadań na raz, w pracy zawodowej to już nie sprzyja produktywności.

3. NAUCZ SIĘ REZYGNOWAĆ Z ZADAŃ, KTÓRE ZAGRAŻAJĄ TWOIM PRIORYTETOM

Brzmi prosto, jednak opiera się na świadomości swoich priorytetów, czyli umiejętności określenia, które zadania będę przybliżać Cię do Twoich celów, czyli które realnie powinny być dla Ciebie najważniejsze (choć, jak sam zaraz może się przekonasz, często nie są).

Jak określić priorytety?

Bardzo pomocny może okazać się kwadrat Eisenhowera.
Jak już przygotujesz listę zadań, warto teraz określić wartość każdego z tych zadań wg skali ważności i pilności. Uzupełnij tabelę poniżej (można przerysować na kartkę) wpisując swoje zadania w odpowiednie obszary.

kwadrat eisenhowera1

  • zadania, które znajdują się w obszarze przecięcia osi „pilne” i „nieważne” (tzw. II ćwiartka) – oddelegujmy komuś, poprośmy kogoś o ich wykonie
  • zadania „niepilne” i „nieważne” (tzw. IV ćwiartka)  – najprościej na świecie wyrzućmy ze swojej listy zadań (wbrew pozorom, wymaga to pewnej wprawy)
  • najważniejsze są dla Ciebie zadania „ważne i niepilne” (tzw. III ćwiartka) – ponieważ te zadania to są kroki, które zbliżają Cię do realizacji Twoich celów, a nie są zadaniami wykonywanymi pod dyktando innych/świata, w sumie nie wpływającymi znacząco na Twoją przyszłość
  • zadania „ważne” i „pilne” (tzw. I ćwiartka), to obszar, do którego jesteśmy skłonni wrzucać 90% naszych zadań. Przemyśl, czy nie masz skłonności każdej rzeczy pilnej nadawać statusu „ważnej”, bo często wszystko co pilne z automatu uznajemy za ważne. Oczywiście, jeśli jest to istotnie sprawa”ważna i pilna” – są to zadania do wykonania w pierwszej kolejności.

Jeżeli nie masz za dużo zadań w obszarze „ważne i niepilne” to istotny sygnał, że w natłoku działań zgubiłeś coś bardzo ważnego, np. odpowiedź na pytanie „Po co to wszystko robisz?”, albo że cały Twój czas poświęcany jest na rzeczy ważne dla innych osób, a nie dla Ciebie. Koniecznie przemyśl ten temat.

80/20

Ważną zasadą jest, aby planując, zagospodarować ok 80% naszego czasu… pozostałe 20%  zostawiając na rzeczy nieplanowane, które niespodziewanie się pojawią (co najczęściej się zdarza).

Na koniec ważna uwaga: ZAPLANUJ ODPOCZYNEK!
To nie żart. Wiele osób planuje tylko rzeczy do zrobienia, zapominając, że aby być efektownym przy jakiejkolwiek pracy trzeba odpoczywać, regenerować się i zwyczajnie mieć czas na czerpanie radości z życia. To też znajduje się w obszarze: „ważne i niepilne”, choć lubimy postrzegać to jako „nieważne” i „niepilne”.

Narzędzia

Żeby realizacja planu była nie tylko koniecznością, ale i przyjemnością, warto zadbać, aby narzędzie do zapisywania planów i zadań było po prostu ładne, odpowiadało naszej wrażliwości estetycznej tak, aby sięganie po nie sprawiało nam dodatkową przyjemność. Nieestetyczne narzędzie do planowania będzie tylko utrudniać nam działanie.

RTCKstyl1

Spośród różnych oferowanych na rynku plannerów i kalendarzy nasza propozycja to kalendarz do powieszenia na ścianie z ręcznymi grafikami w odcieniach czarni i złota oraz planner na miesiąc luty (pobierz za darmo) z dyskretnym rysunkiem i hasłem motywującym do działania.
Dodatkowo udostępniamy dla Ciebie plakat do wydrukowania z naszą propozycją hasła przewodniego na miesiąc luty.

 

POBIERZ PLAKAT I PLANNER NA LUTY 2017

Źródło: „7 nawyków skutecznego działania” S.R. Covey

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Komentarze

  1. Bernadka Odpowiedz

    Fantastyczny pomysł :) oczywiście że zazwyczaj wrzucam w sprawy pilne i konieczne pomaganie wszystkim i dogadzanie innym kiedy o najbliższych w tym o sobie zapominam !

Wypowiedz się