Dlaczego tego nie zrobiłeś? – tajemnice skutecznego delegowania.

1 września 2017

Większość z nas z delegowaniem zadań spotyka się na gruncie zawodowym. Prośba szefa o zrobienie jakiejś rzeczy, czy koleżanki lub kolegi o wykonanie jakiegoś zadania, na które nie starcza nam czasu lub umiejętności – to zagadnienia codziennego dnia pracy. Poszerzając jednak trochę zakres pojęcia możemy zauważyć, że często, czasem nieświadomie, możemy delegować zadania w życiu prywatnym. Prośba do męża o […]

Większość z nas z delegowaniem zadań spotyka się na gruncie zawodowym. Prośba szefa o zrobienie jakiejś rzeczy, czy koleżanki lub kolegi o wykonanie jakiegoś zadania, na które nie starcza nam czasu lub umiejętności – to zagadnienia codziennego dnia pracy. Poszerzając jednak trochę zakres pojęcia możemy zauważyć, że często, czasem nieświadomie, możemy delegować zadania w życiu prywatnym. Prośba do męża o zrobienie zakupów, czy do dziecka o wyniesienie śmieci. To zadania, które z pewnością możemy zrobić sami, ale prosimy bliskich aby je wykonali, dzieląc się z nimi obowiązkami  lub też przekazując nasze. Z przekazywaniem spraw i zadań do wykonania nie mamy zazwyczaj problemu.  Ale czy delegowanie to tylko to…

„Jezus wyszedł na górę i przywołał do siebie tych, których sam chciał, a oni przyszli do Niego. I ustanowił Dwunastu, aby Mu towarzyszyli, by mógł wysyłać ich na głoszenie nauki, i by mieli władzę wypędzać złe duchy.”  [MK3, 13-15]

Poszukałem odpowiedzi u źródła i okazuje się, że w delegowaniu poza przekazaniem obowiązków istnieje jeszcze druga przestrzeń – uzdolnienie kogoś do wykonania tych zadań. Najprościej możemy przedstawić to w taki sposób:

Delegowanie = przekazanie zadań + uzdolnienie do ich wykonania

 

I o tej drugiej części, muszę przyznać sam przed sobą, zdarza mi się zapominać. Poproszenie dzieci aby posprzątały pokój – nie wyjaśniając co rozumiem przez określenie „posprzątać” (klocki do pudełka, miśki na parapet, zaścielenie łóżka) okazuje się dla nich czasem zadaniem nie do wykonania. To tak jakby powiedzieć mężowi aby zrobił zakupy, nie informując go jakich produktów oczekujemy, a następnie wyrazić niezadowolenie, że ten nie przyniósł tego co chcieliśmy. Znajoma sytuacja?

W takim razie, w jaki sposób możemy uzdalniać do wykonania zadań, które delegujemy? Sposoby te można podzielić na trzy główne grupy:

  1. Uzdalniamy poprzez podanie sposobu realizacji zadania często dzięki skonkretyzowaniu i wyjaśnieniu naszych oczekiwań. Powyższy przykład sprzątania pokoju przez dzieci obrazuje ten punkt. Bez wyjaśnienia w jaki sposób można posprzątać pokój i co to dokładnie oznacza „posprzątany pokój”, szczególnie małe dzieci nie będą w stanie dobrze wykonać zadania.
  2. Uzdalnianie poprzez danie narzędzi potrzebnych do wykonania zadania. Ciężko wymagać aby ktoś porąbał dla nas drewno, jeśli nie damy mu siekiery, albo załatwił jakąś sprawę urzędową bez pełnomocnictwa.
  3. Wreszcie, możemy uzdalniać do wykonania zadania poprzez naukę jak wykorzystać narzędzie, które od nas otrzymał i te które sam posiada, ale nie potrafił ich wykorzystać. Jeśli jedziemy na urlop i prosimy aby ktoś zastąpił nas w pracy, to jasnym jest, że powinniśmy upewnić się, czy potrafi korzystać np. z programu, w którym wykonujemy większość zadań. Możliwe nawet, że zna ten program, ale nasza specyfika zadań może wykraczać poza ramy jego dotychczasowych kompetencji.

 

Oczywiście powyższy podział nie jest jedyny i kompletny. Możemy uzdalniać innych w jeden konkretny sposób, ale prawdopodobnie znacznie częściej wykorzystujemy połączenia tych trzech typów. Najważniejszym do zapamiętania jest, aby poza przekazaniem zadań, nie zapomnieć o uzdolnianiu do wykonania tego zadania

A jak z delegowaniem jest u Ciebie? Czy jasno przekazujesz zadania i czy uzdalniasz innych, aby byli w stanie je wykonać?

Ireneusz Trojan


Ciekawy artykuł? Może Cię zainteresować również:

 

Jak zbudować dom tętniący życiem… – Jacek Pulikowski

Posłuchaj skłaniających do myślenia treści opartych o liczne badania naukowe oraz konkretnych wskazówek jak zadbać o Twoją najważniejszą firmę – rodzinę.

Z procą na olbrzyma – Adam Szustak OP

Posłuchaj historii Dawida. Poznaj wynikające z jego życia
lekcje, które naprawdę działają, i tak jak on, pokonaj
„swojego olbrzyma”!

Komentarze

  1. Blazej Odpowiedz

    Ja zawsze mam problem żeby uzdolnic kogoś do zadania

    1. ireneusz.trojan
      ireneusz.trojan Odpowiedz

      Dobrze było by pomyśleć, dlaczego? Czy zapominasz, czy uważasz, że nie warto, czy, że nie trzeba? Cenne jest usprawnienie tego aspektu i ze względu na efektywność działania jak i poprawę komunikacji i relacji.

  2. Łukasz Odpowiedz

    Nieodłącznym elementem delegowania będzie również trzecia rzecz, a mianowicie zweryfikowanie czy delegowana sprawa została zrobiona i w jakim stopniu, a także czy w terminie który wyznaczyliśmy. To pomaga delegującemu i delegowanemu na przyszłość w egzekucji zadań.

  3. Beti Odpowiedz

    Myślę, że z wiekiem nauczyłam się dość dobrze delegować. Znam natomiast kogoś, kto delegując podaje szczegółowo sposób realizacji praktycznie zawsze i każdemu, nie pytając czy jest taka potrzeba. Jest to bardzo uciążliwe, szczególnie dla osób z najbliższego otoczenia.

Wypowiedz się